Z badania zrealizowanego przez Iron Mountain i The HR Research Institute wynika, że 27% firm sięga po narzędzia na bazie sztucznej inteligencji w ramach wewnętrznych działów HR[1]. Jednak potencjał technologii dostrzega znacznie szersze grono organizacji. Aż 58% respondentów zadeklarowało wówczas, że spodziewa się istotnego zwiększania zakresu wykorzystania AI po blisko 1,5 roku[2]. Innowacja jest odpowiedzią na wyzwania w zarządzaniu informacjami kadrowo-płacowymi.
Usprawnienie zarządzania informacjami w HR
Obsługa i prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej stanowi wciąż jedno z najbardziej czasochłonnych zadań specjalistów HR. Obejmuje m.in. zarządzanie nowymi oraz istniejącymi teczkami personalnymi, odpowiednie przechowywanie zasobów czy też organizację archiwum, przy jednoczesnej priorytetyzacji bezpieczeństwa danych, a także zobowiązań dotyczących zgodności (compliance). Szczególnie w przypadku procesów bazujących na dokumentacji papierowej jest to znaczące wyzwanie. Firmy mają świadomość, że nie zarządzają informacjami HR w sposób perfekcyjny i dostrzegają potencjał do optymalizacji. Blisko 48% organizacji oceniło swoje działania w tym obszarze zaledwie na 3 lub mniej w pięciopunktowej skali[3].
Dane opublikowane w raporcie opracowanym przez Iron Mountain i The HR Research Institute potwierdzają, że w zarządzaniu informacjami w działach kadrowo-płacowych nadal dominują procesy manualne. W ponad połowie przebadanych organizacji w HR nie występują procesy w pełni lub całkowicie zautomatyzowane. Nadrzędnym priorytetem dla firm są w tym obszarze bezpieczeństwo i integralność danych. Choć istnieje teoretyczna możliwość, aby zadbać o nie bez wsparcia technologii, bez wątpienia jest to rozwiązanie wymagające znacznie większego zaangażowania zasobów ludzkich oraz czasu, czego można stosunkowo łatwo uniknąć. Z przytoczonego badania wynika również, że organizacje nie oceniają swoich strategii zarządzania informacjami jednoznacznie pozytywnie. Paradoksalnie można na tej podstawie wysnuć optymistyczny wniosek, że biznes coraz częściej ma świadomość niedoskonałości procesu, a automatyzację postrzega jako przestrzeń do usprawnień. Prognozuję, że w związku z tym wkrótce możemy spodziewać się częstszych wdrożeń innowacji w działach kadrowo-płacowych – podkreśla Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Rosnące znaczenie sztucznej inteligencji w działach kadrowo-płacowych
Popularność rozwiązań na bazie sztucznej inteligencji bez wątpienia jest dziś na fali wznoszącej. Biznes analizuje obszary, w których implementacja AI przyniosłaby organizacji wymierne korzyści, wobec czego pojawia się również m.in. w HR. Choć wykorzystanie tego rodzaju technologii w umiarkowanym bądź dużym stopniu już pod koniec 2021 r. deklarowało 28% firm, kolejnych 58% organizacji miało to w planach po kolejnych 18 miesiącach[4].
Cyfryzacja HR toczy się w przyspieszonym tempie od czasów pandemii, której konsekwencje unaoczniły konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych, wypracowania scentralizowanego, zdalnego dostępu do dokumentów kadrowo-płacowych, a także poszukiwania optymalizacji kosztowej na różnych płaszczyznach. Z mojego doświadczenia wynika, że biznes z dużym zainteresowaniem spogląda dziś w stronę sztucznej inteligencji, bacznie obserwując jej rozwój i oceniając przydatność pod kątem własnej organizacji. W tym zakresie specjaliści HR za obszary o największym potencjale do optymalizacji uznają: analitykę danych, zdobywanie nowych kompetencji i rozwój, pozyskiwanie talentów oraz compliance – podsumowuje Monika Kobylińska, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Automatyzacja odgrywa bardzo istotną rolę w zarządzaniu informacjami w HR. Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w tym opracowanych na bazie sztucznej inteligencji, pomaga skierować uwagę specjalistów na strategiczne zadania, ogranicza ryzyko błędów i naruszenia danych, a także pozwala zadbać o zgodność (compliance). Należy mieć jednak świadomość, że strategia powinna być skrojona na miarę potrzeb danej organizacji. Mając realne kompetencje do oceny przydatności konkretnych narzędzi i procesów, korzyści związane z wdrożeniem innowacji stoją otworem.
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl
[1] The State of HR Information Management, Iron Mountain, The HR Research Institute, grudzień 2021
[2] Tamże
[3] Tamże
[4] Tamże
